Une étude de site consiste à recueillir toutes les informations pertinentes en fonction des exigences de l'événement, notamment l'horaire de celui-ci, le lieu, le nombre d'invités, les conditions de circulation aux alentours, les prévisions météorologiques, etc.
Les informations recueillies lors de la visite des lieux faciliteront la communication ultérieure avec les organisateurs de l'événement, notamment avec la société de location de tentes, les invités d'honneur, le traiteur, les services municipaux et les autres prestataires. Le rapport de visite des lieux constitue également un document très important pour l'ensemble de la transaction.
L'étude de site doit être menée par une personne expérimentée et compétente, qui doit également posséder une expérience dans le montage de tentes ; il s'agit généralement du responsable commercial ou du chef de projet. La personne chargée de l'étude de site doit très bien connaître le client, les exigences liées à l'événement et les modalités de montage des tentes.
L'objectif principal d'une étude de site est d'identifier les risques potentiels pour la sécurité, notamment :
• Les obstacles présents sur le site actuel et au-dessus de celui-ci.
• Les obstacles présents autour du futur emplacement, tels que la clôture, la source, les arbres, le jardin, etc.
• Conditions météorologiques : quelle est la température ? Y a-t-il du vent ? Pleut-il ? Neige-t-il ? Existe-t-il un abri naturel capable de protéger la tente et les participants à l'événement en cas de vent violent ?
• Le sol est-il adapté à l'installation d'une tente ?
Il ne faut pas négliger l'importance de l'étude du site sous prétexte qu'elle est fastidieuse. Une étude complète du site doit être réalisée avant chaque installation de tente afin que les organisateurs de l'événement aient une idée précise de tous les problèmes potentiels et puissent ainsi apporter les ajustements nécessaires pour une installation optimale de la tente.
